يعتبر البريد الإلكتروني الرسمي الوسيلة الأكثر شيوعاً للاتصال مع الشركات، ولهذا لابد من أن يكون رسالة البريد الإلكتروني الرسمية مدروسة جيداً ومحترمة. قبل كتابة بريد إلكتروني رسمي للشركة، تأكد من تحديد الهدف من رسالتك وإرسال المعلومات بطريقة واضحة ومركزة.
يجب أن يبدأ بريدك الإلكتروني بواحدة مختصرة توضح هويتك وهدف رسالتك. استخدم لغة رسمية وجريئة، وتجنب الشكل غير الرسمي.
- تأمين أن محتوى البريد الإلكتروني سلس.
- أَتبع قواعد الترقيم والمسافات.
- يجب أن يؤكد البريد الإلكتروني بعناية قبل إرساله لضمان عدم وجود أخطاء حذف.
تَتِبع هذه النصائح، و ستكون قادراً على كتابة بريد إلكتروني رسمي مُؤثّر للشركة.
شكل ل/من/إلى البريد الإلكتروني الرسمي{
يُعدّ البريد الإلكتروني الرسمي من أهم أدوات الاتصال في بيئات العمل.
لضمان تأثير إيجابي/نجاح التواصل/التواصل الفعال, يجب على رسائل البريد الإلكتروني أن تكون منظمة/واضحة/مفهومة. يقدم/يوفر/يرسل هذا المثال نموذجاً لبريد إلكتروني رسمي يمكن استخدامه/تطبيقه/الاعتماد عليه.
- تحية مقدمة محترمة/{صياغة تعريفيّة/، كمثال: "عزيزي/ي السيد [اسم الشخص]".
- فقرة تعريف قصيرة للرسالة/هدف الرسالة/موضوع الرسالة.
- فقرات تفصيلية/معلومات/بيانات حول الموضوع.
- اختتام رسمي/ختام مناسب/مع تحياتي.
من المهم/لابد/ضروري مراجعة/تدقيق/تحرير رسالتك قبل إرسالها
لضمان/لتأكد/لتحقيق أن يكون محتواها واضحاً و محترف/رسمي/سليم.
المبادئ الرئيسية لإرسال بريد إلكتروني للموظفين
يجب تَكون بُريدك الإلكتروني رسمياً وجذاباً دائمًا. تجنب استخدام {الرموز المختصرة المفروضة على الموظفين، و لكن بدلاً من ذلك، استخدم كلمات واضحة و مباشرة.
من المهم أن تتأكد بريدك الإلكتروني قبل الإرسال للتأكد من {سلامة البيانات.
يجب أن يكون عنوان بريدك الإلكتروني مفيداً و سهل الفهم.
- استخدم الأسم
- و الدور
يجب أن تكون رسالة بريدك الإلكتروني قصيرة و موجهة . تجنب استخدام الرموز المختصرة المفروضة على استضافة سعودية الموظفين، و لكن بدلاً من ذلك، استخدم كلمات واضحة و مباشرة.
إرشادات لكتابة إيمالات شركات احترافية
يُعدّ الـ e-mail أداة أساسية في الأعمال التجارية . ولتأكد من أن بريدك الإلكتروني يُؤثِّرون على القراء بشكل رائع, يجب أن تلتزم بمجموعة من الخطوات التي تجعل رسائلك احترافية .
- اكتب عنواناً واضحا
- خصص إيميلك لشخص خاص
- أبقِ على المصطلحات مهذبة و احترافية
الكثير من الأخطاء في كتابة البريد الإلكتروني الرسمي
يعدّ"البريد الإلكتروني المهني" أداة أساسية في عالم العمل، ولكن هناك العديد من من الأخطاء الشائعة التي يمكن أن تدمر انطباعك. أول هذه الأخطاء هو التراسل غير المنظم. يجب أن يكون البريد الإلكتروني الرسمي "مُحْتَوِياً لِـ"عنوان مُحدد و مَجْمَعاً لِـ"الموضوع الرئيسي" بوضوح. يُفْضَل استخدام "لُغَة مهنِيّة" واضحة و مُتَقارِبة مع عدم استخدام المصطلحات المجازية.
- يجب التأكد من تحرير رسالتك بعناية
- تجنب استخدام الرموز في البريد الإلكتروني
- "وقت معين" للرد
النصائح لكتابة الإيمال الرسمي الفعال
لتحقيق نجاح في الإيميل الرسمي، يجب أن تسعى إلى كتابة رسالة معقولة. حفّز على الرسالة الرئيسي في الخط بداية ، وقدم المعلومات بشكل واضح. اعتمادا على ألفاظ مناسبة ويجب الامتناع استخدام كلمات مبالغ فيها .
- فصّل الموضوعات بوضوح.
- امتنع عن استخدام الحرف المتكرر الزائدة.
- تصفح النص قبل إرسالها